Evaluatie 2022 - Communicatie
Het is 2022. Drie jaar geleden legde de gemeenteraad en het schepencollege in Berlaar de eed af. We zijn dus halverwege de bestuursperiode van 2019 en 2024; tijd voor een grondige evaluatie van 3 jaar CD&V en N-VA. Je krijgt een overzichtje van de uitgevoerde en niet-uitgevoerde punten van het Berlaarse bestuursakkoord, vandaag over het thema communicatie. Welke score krijgt het bestuur op dit moment en maken ze hun beloftes waar? Je lees het hier.
Communicatie is beleid en beleid is communicatie. Anno 2022 is transparante, open en snelle digitale communicatie belangrijker dan ooit als gemeentelijke overheid. Het bestuur wilde grote stappen zetten naar een sterk communicatiebeleid - hoewel de Berlaarse communicatieambtenaar sterk werk levert op de gemeentelijke kanalen - maar komt voorlopig tekort in haar initiële en vooropgestelde ambities. CD&V en N-VA krijgen een voorlopige score van 3.5 op 8, of 44%. Een tekort, dat zal worden opgetrokken door de uitwerking van de gemeentelijke app en het lanceren van het nieuwe intranetsysteem.
1. Er is geen communicatieplan opgesteld waarin de gemeentelijke interne, externe en crisiscommunicatie wordt gestuurd. Op dit moment wordt er projectmatig gewerkt waarbij per project/werken/evenement een planning wordt opgemaakt van de boodschap, de doelgroepen, de timing en de te gebruiken kanalen. Intussen is een vaste aanpak hierrond gecreëerd. Maar van een echt gestructureerd communicatieplan, ook in gevallen van crisiscommunicatie (bijvoorbeeld bij een brand, een instorting, een andere ramp) is op dit moment geen sprake.
2 & 3. De digitale communicatie op sociale media en de gemeentelijke website verloopt vlot (meer hierover in punt 7.). Maar het bestuur laat kansen liggen wat tijdige fysieke/printcommunicatie naar burgers toe betreft. Zo ontvingen we de voorbije jaren heel wat klachten van Berlaarnaren omdat aannemers buurtbewoners laattijdig of niet op de hoogte brachten over werkzaamheden die zouden plaatsvinden. De gemeente kan die communicatie perfect in handen nemen en sturen, aangezien het eerder projectmatig te werk gaat. Het lijkt ons aangewezen om één of meerdere templates aan te maken voor burgercommunicaties en hiervoor een vast draaiboek te maken, maar vooral om de communicatie zelf in handen te nemen en betere afspraken te maken met de aannemer. Hoewel de kleinschaligheid van onze gemeente een echte beperking vormt voor een fully fledged communicatiebeleid, zijn investeringen in meer personeel voor het communicatiebeleid op dit moment weinig realistisch gezien de beperkte middelen.
4. Burgerbabbels met een thematisch afbakening zijn er deze legislatuur niet georganiseerd - hoewel corona wellicht roet in het eten zou gegooid hebben - ondervinden we dat er geen nood of enige intentie is bij het bestuur om zulke bijeenkomsten op poten te zetten, tenzij in aanloop van de verkiezingen natuurlijk. We verwijzen graag naar onze Nota Participatief Berlaar voor inspiratie bij het uitrollen van een volwaardig participatief beleid in Berlaar.
5. Het Berlaarse intranet wordt gebouwd in de Office 365-omgeving, in Sharepoint en met integratie van onder meer Teams. Een intranetsysteem biedt heel wat voordelen voor werknemers: je vindt er nodige informatie snel en makkelijk terug, gaande van het zoeken van specifieke documenten, templates/ontwerpen, hoe je verlof moet aanvragen, waar je met vragen terecht kan, de structuur van een organisatie, enzovoorts. Voor de interne werking is het dus belangrijk dat zo'n intranetsysteem op punt staat, maar dit neemt heel veel tijd en energie in beslag. De gemeente bevindt zicht momenteel in de fase waarin de eerste sjablonen (structuur voor intranet-webpagina’s, volgens verwachtingen verzameld via eigen personeel) voor het intranet opgemaakt worden. Die worden binnenkort voorgelegd aan het Tech Team. Daarna volgen er nog een aantal stappen en de verfijning van de informatie op de verschillende webpagina's. De gemeente hoopt tegen het einde van dit jaar een duidelijk zicht krijgen op de livedatum. Het volledige proces zal nog een tijd duren.
6. De website van Berlaar is naar onze mening gebruiksvriendelijk en duidelijk opgebouwd. Je kan er niet enkel de meest recente nieuwtjes op raadplegen, informatie terugvinden over de gemeentelijke diensten en het beleid, maar je kan er snel en efficiënt documenten aanvragen (uittreksel van het straf- en bevolkingsregister, allerlei attesten en aktes, ...) en meldingen doen (wat betreft milieu, mobiliteit en openbare werken) via het Webloket, alsook vergunningen aanvragen, of een afspraak inboeken. Uit eigen ervaring weten we dat de meldingen van problemen met voet- en fietspaden goed opgevolgd worden door alle betrokken diensten (in navolging van onze Mobiliteitslijst). Geen opmerkingen langs onze kant!
7. De sociale-mediakanalen van Berlaar worden sterk en efficiënt gebruikt om praktische boodschappen te verspreiden. Ze worden dan ook gretig opgepikt door onze inwoners en doen snel de ronde, wat een goede zaak is. We merken dat er een goede aanpak en systematiek achter de sociale mediakanalen zit. Door de sociale-mediakanalen, maar ook de Facebookgroepen zoals Ge zaa/zij van Balder/De Hei, zijn we als mandataris zelf ook meteen op de hoogte van nieuwtjes, wegenwerken, acties, maar ook van opmerkingen en klachten vanuit de Berlaarse gemeenschap. Op die manier houden we de vinger aan de pols. We willen een pluim geven aan onze communicatieambtenaar voor het sterke werk op de sociale mediakanalen en de heldere communicatie op de gemeentelijke website. We beseffen dat deze persoon een sleutelfunctie heeft inzake dienstverlening en in alle markten thuis moet zijn, wat allesbehalve evident is op de schaal van onze gemeente. Chapeau!
8. De Balder-app waarvan al een tijd sprake is, is nog niet klaar. Voor de Berlaarse app werkt de gemeente samen met Onze Stadsapp. Dat betekent dat Berlaar daarvoor gebruik maakt van hun product, dat naar de Berlaarse situatie en verwachtingen wordt aangepast. De technische opmaak van deze app is bijna afgerond, er ontbreken nog enkele linken die voorzien moeten worden, zoals integratie met Greenvalley via ons e-loket. Daarna volgt een finalisering en kan de verdere externe communicatie en verspreiding opgestart worden.
Uitgevoerd: 2 (website, sociale media)
In uitvoering: 3 (app, modernisering, intranet)
Niet uitgevoerd: 3 (communicatiereflex, burgerbabbels, communicatieplan)
Score voor communicatie: 3.5/8
(Uitgevoerd krijgt 1 punt, in uitvoering 0.5 en niet uitgevoerd een 0.)
Samenvatting van ambities in het Berlaarse bestuursakkoord:
1. Een intern & extern communicatieplan opstellen, waar ook aan crisiscommunicatie wordt gedacht.
2. Een sterke modernisering van de digitale communicatie waarbij wordt geïnvesteerd in mensen, maar ook in apparatuur.
3. De reflex moet bij iedereen gestimuleerd worden opdat de communicatiedienst tijdig geïnformeerd wordt over projecten/verwezenlijkingen en perscommunicaties.
4. Meer burgerbabbels met een duidelijke thematische afbakening. Ook achteraf feedback geven en eventuele vragen beantwoorden. Door onze burgers te betrekken en te laten brainstormen, vergroot het draagvlak.
5. We voorzien een sterk intranetsysteem om de communicatie tussen de diensten te verbeteren.
6. Gebruiksvriendelijke website verder uitwerken als duidelijke plek voor informatie.
7. Sociale mediakanalen proactief gebruiken om de communicatie naar de burger toe te verbeteren.
8. Een app voor Berlaar waarbij ingezet wordt op nabije communicatie, dienstverlening, evenementenkalender, pushmeldingen bij noodsituaties, … .
Je kan het volledige bestuursakkoord van Berlaar hier nalezen.